Câu hỏi thường gặp về KYB - Xác minh doanh nghiệp

1. Xác minh doanh nghiệp là gì?

Xác minh doanh nghiệp là một trong các biện pháp “biết doanh nghiệp của bạn (KYB)” của chúng tôi. Xác minh doanh nghiệp giúp các tổ chức tài chính xác minh người dùng tổ chức và rủi ro tuân thủ liên quan đến doanh nghiệp của họ.

2. Mục đích của “biết doanh nghiệp của bạn” (KYB) là gì?

“Biết doanh nghiệp của bạn” (KYB) có vai trò quan trọng trong việc thiết lập một môi trường an toàn để bảo vệ người dùng khỏi lừa đảo, rửa tiền và các hoạt động bất hợp pháp trong hệ sinh thái của chúng tôi. Đây không chỉ là khuyến nghị mà còn là yêu cầu tiêu chuẩn được các cơ quan quản lý ủng hộ và thực thi mạnh mẽ như một biện pháp giảm thiểu rủi ro, đặc biệt trong phòng chống rửa tiền và đảm bảo đánh giá rủi ro một cách hiệu quả. Bằng cách thực hiện quy trình KYB, chúng tôi tăng cường khả năng xác định và giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn, từ đó thúc đẩy môi trường kinh doanh an toàn và đáng tin cậy hơn.

3. Để xác minh doanh nghiệp (KYB) cần những tài liệu gì?

Danh sách các yêu cầu sau đây chỉ dành cho mục đích tham khảo. Vui lòng chọn "loại hình tổ chức" phù hợp nhất trong quá trình xác minh doanh nghiệp để xem danh sách yêu cầu áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

a. Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp.

b. Báo cáo tra cứu công ty / Giấy chứng nhận đương nhiệm do Đại lý đăng ký / Cơ quan đăng ký trực tuyến công khai cấp hoặc Bản trích lục doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương do chính phủ hoặc đại lý đăng ký cấp, trong vòng 12 tháng, bao gồm thông tin mới nhất về giám đốc và cổ đông.

c. Bản ghi nhớ và các điều khoản của tổ chức hoặc bất kỳ tài liệu điều lệ tương đương nào.

d. Biểu đồ cơ cấu sở hữu thể hiện sự phân chia quyền sở hữu của tất cả (các) Chủ sở hữu thụ hưởng trung gian và (các) Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng được ký và ghi ngày tháng bởi Giám đốc (Mẫu dưới đây)

e. Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của tất cả (các) Chủ sở hữu thụ hưởng cuối cùng, (các) Kiểm soát viên cuối cùng, (các) Giám đốc và (những) Người được ủy quyền

f. Bằng chứng về Địa chỉ cư trú của tất cả (các) Chủ sở hữu thụ hưởng cuối cùng và (các) Kiểm soát viên cuối cùng được cấp trong vòng 3 tháng

g. Giấy tờ chứng minh địa chỉ doanh nghiệp được cấp trong vòng 3 tháng

4. Làm thế nào để xác định vai trò cần chọn trong phần "Giám đốc điều hành cấp cao có liên quan"?

Dưới đây là định nghĩa ngắn gọn về từng vai trò trong phần “giám đốc điều hành cấp cao có liên quan” cùng với một số ví dụ:

a. Giám đốc là cá nhân giám sát hoạt động của doanh nghiệp và có quyền thay mặt doanh nghiệp ký các văn bản. Trong hầu hết các trường hợp, chức vụ giám đốc có thể được xác minh thông qua Báo cáo tìm kiếm công ty hoặc Trích lục giấy phép kinh doanh mới nhất hoặc tương đương.

b. Chủ sở hữu thụ hưởng cuối cùng (UBO) là những cá nhân nắm giữ từ 25% trở lên cổ phần hoặc quyền biểu quyết của doanh nghiệp. Họ có thể không trực tiếp quản lý doanh nghiệp, nhưng cuối cùng họ được hưởng lợi từ tài sản, thu nhập hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp.

c. Người được ủy quyền là cá nhân được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ kinh doanh cụ thể và ký các văn bản thay mặt doanh nghiệp. Trong quy trình xác minh doanh nghiệp của Bitget, Người được ủy quyền đề cập đến cá nhân được ủy quyền để vận hành tài khoản doanh nghiệp Bitget thay mặt cho doanh nghiệp mới tham gia. Mặc dù Giám đốc thường là đại diện mặc định, nhưng họ cũng có thể ủy quyền này cho Người được ủy quyền thông qua Nghị quyết Hội đồng quản trị hoặc Thư ủy quyền.

d. Người kiểm soát cuối cùng là những cá nhân nắm giữ quyền kiểm soát đáng kể đối với một tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, sự khác biệt chính giữa UBO và người kiểm soát cuối cùng là UBO có quyền sở hữu và lợi ích kinh tế, trong khi người kiểm soát cuối cùng có cả quyền hạn pháp lý và kiểm soát kinh tế. Điều quan trọng là phải xác định người kiểm soát, ngay cả trong trường hợp không thể xác định UBO, chẳng hạn như trong trường hợp quỹ hoặc các tổ chức khác không có cấu trúc sở hữu rõ ràng. Trong những tình huống này, tổ chức có thể không có người thụ hưởng tài chính trực tiếp, nhưng vẫn phải làm rõ ai cuối cùng có quyền kiểm soát và điều hành hoạt động của tổ chức.

Ví dụ 1:

• Nếu một cá nhân đảm nhiệm nhiều vai trò, tất cả các vai trò áp dụng cho cá nhân đó cần được chọn trong phần “Giám đốc điều hành cấp cao có liên quan”.

Ví dụ 2:

• Nếu Cá nhân A được xác định là Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) và Cá nhân B vừa là Giám đốc vừa là Người được ủy quyền, các vai trò này cần được phân công tương ứng trong phần "Giám đốc điều hành cấp cao có liên quan”. Cụ thể, vai trò UBO cần được chọn cho Cá nhân A, trong khi vai trò Giám đốc và Người được ủy quyền cần được chọn cho Cá nhân B. Điều này đảm bảo việc chỉ định vai trò chính xác và thể hiện đúng mối quan hệ của mỗi cá nhân với tổ chức.

Lưu ý rằng các ví dụ được cung cấp chỉ dành cho mục đích tham khảo. Việc lựa chọn vai trò thực tế có thể thay đổi dựa trên mức độ phức tạp của cấu trúc doanh nghiệp hoặc loại doanh nghiệp của bạn.

5. Tôi nên chọn vai trò nào nếu tôi có nhiều hơn 1 vai trò trong doanh nghiệp?

Trong phần "Giám đốc điều hành cấp cao có liên quan", nhiều vai trò có thể được chọn cho mỗi cá nhân. Tham khảo Bước 5 trong Hư ớ ng d ẫ n xác minh KYB để biết hướng dẫn chi tiết.

6. Tôi có thể chỉ định một nhân viên hoặc đại lý làm Người được ủy quyền không?

Cần có Nghị quyết Hội đồng Quản trị hoặc Thư ủy quyền được ký và ghi ngày tháng bởi (các) Giám đốc ký hợp lệ nếu một nhân viên hoặc đại lý được chỉ định làm Người được ủy quyền, người sẽ vận hành tài khoản hoặc thay mặt cho doanh nghiệp của bạn.

7. Những tài liệu nào được yêu cầu nếu doanh nghiệp thay đổi tên?

Cần có Giấy chứng nhận thay đổi tên để xác minh việc thay đổi tên. Tài liệu phải hiển thị tên ban đầu, tên mới và ngày có hiệu lực của thay đổi đó.

8. Những tài liệu nào có thể được chấp nhận làm bằng chứng về địa chỉ?

Dưới đây là danh sách Giấy tờ chứng minh địa chỉ được chấp nhận. Tài liệu phải được ghi ngày tháng trong vòng 3 tháng trừ khi có quy định khác và được gửi đến cá nhân hoặc tổ chức chủ thể.

a. Hóa đơn tiện ích (Điện, nước, hóa đơn Internet/điện thoại, v.v.)

b. Sao kê ngân hàng

c. Bằng chứng cư trú do Chính phủ cấp (ví dụ: Trích xuất điện tử từ hệ thống dân số)

d. Thư do các công ty bảo hiểm phát hành

e. Tờ khai thuế/hóa đơn thuế hội đồng/hóa đơn thuế mới nhất

Địa chỉ cư trú của bạn không được là địa chỉ hộp thư bưu điện trừ khi đây là dạng địa chỉ duy nhất khả dụng tại khu vực pháp lý của bạn.

9. Tôi có thể sử dụng địa chỉ đã đăng ký của mình làm "Địa chỉ văn phòng" không? Yêu cầu sẽ ra sao nếu tôi điều hành doanh nghiệp tại nhà?

Địa chỉ của doanh nghiệp (hoặc địa chỉ văn phòng) là bắt buộc để xác định sự hiện diện thực tế. Dưới đây là một số trường hợp ví dụ để bạn tham khảo.

Trường hợp 1:

• Tổ chức thuê hoặc sở hữu một văn phòng có địa chỉ được sử dụng để đăng ký công ty và cũng là địa điểm điều hành doanh nghiệp. Trong trường hợp này, địa chỉ doanh nghiệp giống với địa chỉ đã đăng ký.

Trường hợp 2:

• Địa chỉ đã đăng ký giống với địa chỉ của cơ quan thư ký hoặc đại lý đã đăng ký của bạn. Tuy nhiên, vì địa chỉ này chỉ được sử dụng cho mục đích đăng ký bởi đại lý của bạn, bạn cần cung cấp địa chỉ văn phòng thực tế của mình khi đăng ký. Ngoài ra, bạn phải gửi bằng chứng địa chỉ có liên quan được ghi ngày tháng trong vòng 3 tháng qua.

Trường hợp 3:

• Địa chỉ đăng ký giống với địa chỉ của công ty dịch vụ thư ký doanh nghiệp của bạn, nơi có các dịch vụ văn phòng thông minh (ví dụ: WeWork). Bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ doanh nghiệp, nhưng bạn phải cung cấp bằng chứng về địa chỉ cho thấy mối quan hệ giữa doanh nghiệp của bạn và công ty dịch vụ thư ký doanh nghiệp (ví dụ: hợp đồng thuê văn phòng hợp lệ/hóa đơn tiện ích do công ty dịch vụ thư ký doanh nghiệp cấp cho bạn).

Trường hợp 4:

• Nếu doanh nghiệp được điều hành tại nhà, bạn sẽ cần điền địa chỉ cư trú nơi doanh nghiệp được điều hành làm địa chỉ văn phòng cùng với bằng chứng địa chỉ liên quan được ghi ngày trong vòng 3 tháng qua.

10. Tại sao tôi không thể tìm quốc gia của mình trong danh sách quốc gia?

Bitget không cung cấp dịch vụ cho người dùng đến từ các quốc gia/khu vực sau: Canada (Alberta), Crimea, Cuba, Hồng Kông, Iran, Triều Tiên, Singapore, Sudan, Syria, Hoa Kỳ (bao gồm Các Lãnh Thổ Hoa Kỳ* và Các Tiểu Đảo Xa Của Hoa Kỳ**), Iraq, Libya, Yemen, Afghanistan, Cộng hòa Trung Phi, Cộng hòa Dân chủ Congo, Guinea-Bissau, Haiti, Lebanon, Somalia và Nam Sudan.

*Puerto Rico, Guam, Quần đảo Virgin thuộc Hoa Kỳ, Samoa thuộc Mỹ và Quần đảo Bắc Mariana

**Đảo Baker, Đảo Howland, Đảo Jarvis, Đảo san hô Johnston, Rạn san hô Kingman, Quần đảo Midway, Đảo Navassa, Đảo san hô Palmyra và Đảo Wake

11. Tôi có thể xem lý do xác minh doanh nghiệp (KYB) của tôi không thành công ở đâu?

Sau khi đơn đăng ký của bạn được xem xét, bạn sẽ nhận được email hệ thống gửi đến địa chỉ email đã đăng ký của bạn, email này sẽ cho biết lý do từ chối nếu đơn đăng ký của bạn bị từ chối. Bạn cũng có thể kiểm tra lý do từ chối bằng cách truy cập lại trang "xác minh doanh nghiệp".

12. Tôi nên liên hệ với ai nếu gặp bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào?

Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ ([email protected]) và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất.