Відповіді на поширені запитання – Верифікація організації (KYB)

1. Що таке верифікація організації?

Верифікація організації є частиною процедури KYB (дослівно з англ. «знай свою компанію»). Верифікація організації допомагає фінансовим установам перевіряти інституційних користувачів і ризик для комплаєнсу, повʼязаний з їхнім бізнесом.

2. У чому полягає мета KYB («знай свою компанію»)?

Принцип KYB («знай свою компанію») відіграє вирішальну роль у створенні безпечного середовища для захисту користувачів від шахрайства, відмивання грошей та незаконної діяльності в нашій екосистемі. Це не лише рекомендована практика, а й стандартна вимога, яку регулятори наполегливо відстоюють і застосовують як частину заходів зі зниження ризиків і комплаєнсу, особливо в боротьбі з відмиванням грошей і забезпеченні ефективної оцінки ризиків. Впроваджуючи процедури KYB, ми підвищуємо нашу здатність виявляти та знижувати потенційні ризики, сприяючи створенню більш безпечного та надійного бізнес-середовища.

3. Які документи потрібні для верифікації організації (KYB)?

Список вимог нижче наведено лише для ознайомлення. Оберіть найбільш відповідний «тип організації» під час верифікації, щоб побачити список вимог, які застосовуються до вашої.

a. Свідоцтво про реєстрацію

б. Документ за результатами пошуку компанії / Свідоцтво про призначення на посаду, видане зареєстрованим агентом / Публічний онлайн-реєстр або виписка з реєстру компаній, або еквівалентний документ, виданий урядом або зареєстрованим агентом, датований не пізніше 12 місяців, що містить актуальні інформацію про директора та акціонерів.

в. Меморандум та статут або будь-які еквівалентні установчі документи

г. Схема структури власності, що показує розподіл власності всіх проміжних бенефіціарних власників та кінцевих бенефіціарних власників, підписана та датована директором (шаблон нижче)

ґ. Паспорт або документ, що посвідчує особу всіх кінцевих бенефіціарних власників, кінцевих контролерів, директорів та уповноважених осіб

е. Підтвердження адреси проживання всіх кінцевих бенефіціарних власників і кінцевих контролерів, видане протягом останніх 3 місяців

є. Підтвердження юридичної адреси, видане протягом останніх 3 місяців

4. Як визначити, які посади обрати в розділі «Афілійовані керівники вищої ланки»?

Нижче наведено коротке визначення кожної ролі в розділі «Афілійовані керівники вищої ланки», а також деякі приклади:

a. Директори — це особи, які здійснюють нагляд за діяльністю організації та мають право підписувати документи від імені організації. У більшості випадків перелік директорів можна перевірити у виписці або витягу з реєстру або еквівалентного документа.

б. Кінцеві бенефіціарні власники — це фізичні особи, які володіють 25% або більшим відсотком акцій або прав голосу в установі або компанії. Вони можуть не керувати бізнесом безпосередньо, але в кінцевому підсумку отримують вигоду від активів, доходу або прибутку установи або компанії.

в. Уповноважені особи — це фізичні особи, які уповноважені виконувати певні обовʼязки в межах компанії та підписувати документи від імені юридичної особи. В межах верифікації установи на Bitget уповноважена особа — це фізична особа, яка має право керувати бізнес-акаунтом Bitget від імені установи або компанії. Хоча директори зазвичай є представниками, вони також можуть делегувати ці повноваження уповноваженій особі за допомогою рішення Ради директорів або листа про надання повноважень.

г. Кінцеві контролери — це особи, які мають значну контрольну владу над установою або компанією. У більшості випадків ключова відмінність між кінцевими бенефіціарними власниками та кінцевими контролерами полягає в тому, що кінцеві бенефіціарні власники мають економічну власність та вигоду, тоді як кінцеві контролери мають як юридичний, так і економічний контроль. Вкрай важливо ідентифікувати контролюючу особу, навіть у випадках, коли неможливо ідентифікувати кінцевого бенефіціарного власника, наприклад, у випадку фонду чи інших організацій без чіткої структури власності. У цих ситуаціях установа або компанія може не мати прямого фінансового бенефіціара, але все ж має бути чітке визначення того, хто зрештою має повноваження контролювати та керувати діяльністю установи або компанії.

Приклад 1:

• Якщо особа обіймає кілька посад, у розділі «Афілійовані керівники вищої ланки» слід вибрати всі відповідні посади для цієї особи.

Приклад 2:

• Якщо Особа А визначена як Кінцевий бенефіціарний власник (UBO), а Особа Б виконує функції як Директора, так і Уповноваженої особи, ці ролі слід відповідно розподілити в розділі «Афілійовані керівники вищої ланки». Зокрема, роль UBO слід обрати для Особи А, тоді як ролі Директора та Уповноваженої особи слід обрати для Особи Б. Це забезпечує точне визначення ролі та належне представлення взаємовідносин кожної особи з компанією або установою.

Зверніть увагу, що ці приклади надано лише для довідки. Фактичний вибір ролей може змінюватися залежно від складності вашої бізнес-структури або типу організації.

5. Яку роль мені вибрати, якщо я маю більше однієї посади в установі чи компанії?

У розділі «Афілійовані керівники вищої ланки» для кожної особи можна вибрати кілька ролей. Докладніші інструкції ви можете переглянути в Кроці 5 у Посібнику з верифікації KYB .

6. Чи можу я призначити співробітника або агента уповноваженою особою?

Якщо працівник або агент призначається Уповноваженою особою, яка буде керувати акаунтом або діятиме від імені вашої установи або компанії, необхідна постанова Правління або лист-доручення, належним чином підписаний і датований Директором (або всіма директорами, якщо їх декілька).

7. Яка документація потрібна, якщо відбулася зміна імені юридичної особи?

Для підтвердження зміни імені необхідне Свідоцтво про зміну імені. У документі має бути вказана початкова назва, нова назва та дата набрання чинності такої зміни.

8. Які документи необхідно подавати як підтвердження адреси?

Нижче наведено список прийнятних документів для підтвердження адреси. Документ повинен бути датований не пізніше ніж 3 місяцями, якщо не вказано інше, й адресований відповідній фізичній або юридичній особі.

a. Рахунки за комунальні послуги (електроенергія, водопостачання або інтернет, телефон тощо)

б. Банківська виписка

в. Підтвердження місця проживання, видане урядом (наприклад, електронний витяг з системи обліку населення)

г. Лист, виданий страховими компаніями

ґ. Остання податкова декларація/податковий рахунок/податкова накладна

Ваша адреса проживання не повинна збігатися з адресою абонентської скриньки, якщо тільки це не єдина форма адреси, доступна у вашій юрисдикції.

9. Чи можу я використовувати як «юридичну адресу» свою прописку? Що робити, якщо я веду свій бізнес віддалено з дому?

Юридичні адреси (або адреси офісу) необхідні для ідентифікації вашої фізичної присутності. Ось кілька прикладів сценаріїв для ознайомлення.

Сценарій 1:

• Установа або компанія орендує або володіє офісом, адреса якого використовується в документах про реєстрацію компанії, а також є місцем, де виконується вся діяльність. У цьому випадку юридична адреса збігається з адресою реєстрації.

Сценарій 2:

• Адреса реєстрації — це та сама адреса, що й адреса секретарської агенції або зареєстрованого агента. Однак, оскільки ця адреса використовується тільки для цілей реєстрації вашим агентом, вам необхідно вказати фактичну адресу при подачі заявки. Крім того, ви повинні надати відповідний документ для підтвердження адреси, датований останніми 3 місяцями.

Сценарій 3:

• Зареєстрована адреса збігається з адресою секретаріату вашої компанії, де надаються послуги «смартофісу» (наприклад, WeWork). Ви можете використовувати цю адресу як свою робочу адресу, але ви повинні надати підтвердження адреси, що свідчить про звʼязок між вашою установою чи компанією та секретарською службою компанії (наприклад, чинний договір оренди офісу/рахунок за комунальні послуги, виставлений вам секретарською службою компанії).

Сценарій 4:

• Якщо управління компанією здійснюється з дому, вам потрібно буде вказати адресу вашого проживання як адресу офісу з відповідним підтвердженням адреси, датованим останніми 3 місяцями.

10. Чому я не можу знайти свою країну в переліку?

Bitget не надає послуги користувачам з наступних країн/регіонів: Канада (Альберта), Крим, Куба, Гонконг, Іран, Північна Корея, Сінгапур, Судан, Сполучені Штати (зокрема Території США* та Зовнішні малі острови США**), Ірак, Лівія, Ємен, Афганістан, Центральноафриканська Республіка, Демократична Республіка Конго, Гвінея-Бісау, Гаїті, Ліван, Сомалі та Південний Судан.

*Пуерто-Ріко, Гуам, Віргінські острови, Американське Самоа та Північні Маріанські острови

** Острів Бейкер, острів Хауленд, острів Джарвіс, атол Джонстон, риф Кінгман, острови Мідвей, острів Навасса, атол Пальміра та острів Вейк

11. Де я можу побачити причину чому моїй організації було відмовлено при верифікації?

Після того, як ваша заявка буде розглянута, ви отримаєте лист на вашу зареєстровану адресу електронної пошти, в якому буде вказана причина відмови, якщо ваша заявка буде відхилена. Ви також можете перевірити причину відмови, відвідавши сторінку «Верифікація організація».

12. До кого мені звертатися, якщо у мене виникнуть проблеми або питання?

Ви можете звʼязатися з нами за адресою ([email protected]), ми відповімо якомога швидше.