Verifica aziendale (KYB) – FAQ

1. Che cos'è la verifica aziendale?

La verifica aziendale fa parte delle misure di verifica "KYB" (acronimo di Know Your Business). La verifica aziendale aiuta gli istituti finanziari a verificare gli utenti aziendali e il rischio di compliance associato al tipo di attività d'impresa.

2. Qual è lo scopo della verifica KYB (Know Your Business)?

La verifica KYB (Know Your Business) svolge un ruolo fondamentale nella creazione di un ambiente sicuro che protegga gli utenti da frodi, riciclaggio di denaro e attività illecite all'interno del nostro ecosistema. Non si tratta soltanto di una pratica consigliata, ma anche di un requisito standard richiesto dai regolatori come parte delle misure di compliance e di attenuazione del rischio, in particolare per contrastare il riciclaggio di denaro e garantire un'efficace valutazione del rischio. Attuando le misure KYB, miglioriamo la nostra capacità di identificare e ridurre i rischi potenziali, contribuendo a un ambiente aziendale più sicuro e affidabile.

3. Quali sono i documenti necessari per effettuare la verifica aziendale (KYB)?

La seguente lista di requisiti ha uno scopo puramente informativo. Seleziona il "tipo di organizzazione" più appropriato durante la verifica aziendale per visualizzare l'elenco dei requisiti che si applicano alla tua impresa.

a. Certificato di costituzione

b. Visura camerale / Certificato di incarico rilasciato da un Agente registrato / Registro pubblico online o Estratto dell'impresa o documento equivalente rilasciato dal Governo o da un Agente registrato negli ultimi 12 mesi, che includa le informazioni più recenti sull'amministratore e sugli azionisti.

c. Memorandum e Atto costitutivo o documenti equivalenti

d. Diagramma della struttura proprietaria che mostri la distribuzione della proprietà di tutti i Beneficiari intermedi effettivi e dei Beneficiari effettivi finali, firmata e datata da un Amministratore (modello riportato di seguito)

e. Passaporto o Documento d'identità di tutti i Beneficiari effettivi finali, i Controllori effettivi finali, gli Amministratori e le Persone autorizzate

f. Prova dell'indirizzo di residenza di tutti i Beneficiari effettivi finali e dei Controllori effettivi finali rilasciata negli ultimi 3 mesi

g. Prova dell'indirizzo dell'impresa rilasciata negli ultimi 3 mesi

4. Come posso stabilire quali ruoli selezionare nella sezione riservata ai Dirigenti senior affiliati?

Di seguito riportiamo una breve definizione di ciascun ruolo nella sezione riservata ai Dirigenti senior affiliati, oltre ad alcuni esempi.

a. Gli Amministratori sono persone che supervisionano il funzionamento dell'entità e che hanno l'autorità di firmare i documenti per conto dell'entità. Nella maggior parte dei casi, la carica amministrativa può essere verificata sulla Visura camerale, sull'Estratto dell'impresa o sul documento equivalente più recenti.

b. I Beneficiari effettivi finali (UBO, dall'inglese Ultimate Beneficial Owners) sono persone fisiche che possiedono una quota pari o superiore al 25% delle azioni o dei diritti di voto dell'entità. Non possono gestire direttamente l'impresa, ma sono beneficiari effettivi di asset, redditi e profitti dell'entità.

c. Le Persone autorizzate sono soggetti autorizzati a svolgere specifiche mansioni aziendali e a firmare documenti per conto dell'entità. Nella verifica aziendale di Bitget, con Persona autorizzata si intende l'individuo autorizzato a gestire l'account Bitget aziendale per conto dell'entità registrata. Sebbene gli Amministratori siano di norma i rappresentanti di default, possono anche delegare questa autorità a una Persona autorizzata tramite una Delibera del consiglio di amministrazione o una Lettera di autorizzazione.

d. I Controllori effettivi finali sono persone che possiedono un potere di controllo significativo su un'entità. Nella maggior parte dei casi, la differenza fondamentale tra gli UBO e i Controllori effettivi finali sta nel fatto che i primi detengono la proprietà e i benefici economici, mentre gli ultimi hanno sia il controllo legale sia quello economico. È fondamentale identificare un controllore effettivo, anche nei casi in cui non sono presenti degli UBO, come nel caso di una fondazione o di altre entità senza una chiara struttura proprietaria. In queste situazioni, l'entità potrebbe non avere un beneficiario finanziario diretto, ma deve comunque esserci chiarezza su chi ha il potere effettivo di controllare e amministrare le operazioni dell'entità.

Esempio 1:

• Se un individuo ricopre più ruoli, nella sezione "Dirigenti senior affiliati" devono essere selezionati tutti i ruoli applicabili.

Esempio 2:

• Se l'Individuo A è identificato come Beneficiario effettivo finale (UBO) e l'Individuo B funge sia da Amministratore che da Persona autorizzata, questi ruoli devono essere assegnati di conseguenza nella sezione "Dirigenti senior affiliati". In particolare, il ruolo di UBO dovrebbe essere selezionato per l'Individuo A, mentre i ruoli di Amministratore e Persona autorizzata dovrebbero essere selezionati per l'Individuo B. Ciò garantisce un'accurata designazione del ruolo e un'adeguata rappresentazione della relazione di ciascun individuo con l'entità.

Nota che questi esempi hanno uno scopo puramente informativo. La reale selezione dei ruoli può variare in base alla complessità della struttura aziendale o al tipo di entità.

5. Quale ruolo devo selezionare se ricopro più di un ruolo nell'entità?

Nella sezione "Dirigenti senior affiliati" è possibile selezionare più ruoli per ogni individuo. Per istruzioni dettagliate, consulta il punto 5 della Guida alla verifica KYB .

6. Posso nominare un dipendente o un agente come Persona autorizzata?

Se vuoi nominare un dipendente o un agente come Persona autorizzata a gestire l'account per conto della tua entità, è necessaria una Delibera del consiglio di amministrazione o una Lettera di autorizzazione firmata e datata dall'Amministratore (o dagli Amministratori)

7. Quali documenti sono necessari in caso di modifica del nome dell'entità?

Per verificare il cambio di nome è necessario un Certificato di cambio di nome. Il documento deve indicare il nome originale, il nuovo nome e la data effettiva della modifica.

8. Quali documenti sono accettati per la Prova dell'indirizzo?

Di seguito elenchiamo i documenti accettati per la Prova dell'indirizzo. Il documento deve essere stato rilasciato negli ultimi 3 mesi, se non diversamente specificato, e intestato alla persona o all'entità in questione.

a. Bollette delle utenze (elettricità, acqua, Internet, telefono, ecc.)

b. Estratto conto bancario

c. Prova di residenza rilasciata dal Governo (ad es. Estratto elettronico di un sistema di informazione demografica)

d. Lettera rilasciata dalle Compagnie assicurative

e. Dichiarazione dei redditi/Tassa comunale/Fattura fiscale più recenti

Il tuo indirizzo di residenza non deve essere l'indirizzo di una casella postale, a meno che non sia l'unica forma di domiciliazione disponibile nella giurisdizione.

9. Posso utilizzare il mio indirizzo registrato come "Indirizzo dell'ufficio"? E se gestissi la mia impresa da remoto da casa?

L'indirizzo dell'impresa (o indirizzo dell'ufficio) è necessario per identificare la tua presenza fisica. Ecco alcuni esempi.

Scenario 1:

• L'entità affitta o possiede un ufficio il cui indirizzo è utilizzato per la registrazione dell'azienda, e che è il luogo in cui l'entità viene gestita. In questo caso, l'indirizzo dell'impresa è lo stesso dell'indirizzo registrato.

Scenario 2:

• L'Indirizzo registrato è lo stesso di un'agenzia di segretariato o di un agente registrato. Poiché questo indirizzo viene utilizzato solo ai fini della registrazione dall'agente, dovrai fornire l'indirizzo effettivo dell'ufficio al momento della domanda. Inoltre, devi presentare una prova dell'indirizzo adeguata rilasciata negli ultimi 3 mesi.

Scenario 3:

L'indirizzo registrato è quello di un'agenzia di segretariato che offre servizi di smart office (ad es. WeWork). Puoi utilizzare questo indirizzo come indirizzo dell'impresa, ma dovrai fornire una prova dell'indirizzo che dimostri il rapporto tra la tua entità e l'agenzia (ad es. un contratto di locazione dell'ufficio valido o una bolletta che ti è stata rilasciata dall'agenzia).

Scenario 4:

• Se l'impresa è gestita da casa, per indicare dove è gestita l'attività devi inserire l'indirizzo di residenza come indirizzo dell'impresa, insieme a una prova dell'indirizzo adeguata rilasciata negli ultimi 3 mesi.

10. Perché non riesco a trovare il mio Paese nell'elenco dei Paesi?

Bitget non fornisce servizi agli utenti dei seguenti Paesi/territori: Canada (Alberta), Crimea, Cuba, Hong Kong, Iran, Corea del Nord, Singapore, Sudan, Siria e Stati Uniti (inclusi i Territori* e le Isole minori esterne**), Iraq, Libia, Yemen, Afghanistan, Repubblica Centrafricana, Repubblica Democratica del Congo, Guinea-Bissau, Haiti, Libano, Somalia e Sud Sudan.

*Porto Rico, Guam, Isole Vergini Americane, Samoa Americane e Isole Marianne Settentrionali.

**Isola Baker, Isola Howland, Isola Jarvis, Atollo Johnston, Kingman Reef, Isole di Midway, Isola di Navassa, Atollo di Palmyra e Isola di Wake.

11. Dove posso verificare il motivo per cui la mia verifica aziendale (KYB) non è andata a buon fine?

Dopo aver esaminato la domanda, se è stata respinta riceverai un'e-mail di sistema al tuo indirizzo e-mail registrato in cui viene indicato il motivo del rifiuto. Puoi verificare il motivo del rifiuto anche accedendo nuovamente alla pagina della verifica aziendale.

12. Chi devo contattare in caso di problemi o domande?

Contattaci al seguente indirizzo e-mail: [email protected]; ti risponderemo al più presto.